Пример. Как заполнить СЗВ-М за май 2017 года
Главбух ООО «Радуга» сформировала майский СЗВ-М. В отчет вошли следующие сотрудники:
— сама главбух, Виноградова Ирина Андреевна;
— секретарь Матрешкина Татьяна Ивановна, которая на днях сменила паспорт и стала Ивановой;
— менеджер по продажам Кукушкин Степан Алексеевич.
Кроме того, в отчет попал директор — единственный учредитель Тимофеев Андрей Сергеевич, который работает в компании без трудового договора и зарплаты. По мнению ПФР, компания не обязана показывать такого директора в СЗВ-М (письмо ПФР от 27 июля 2016 г. № ЛЧ-08-19/10581). Однако бухгалтер все равно каждый месяц включает его в отчет.
Главбух выгрузила электронный СЗВ-М из учетной программы. Имя файла она не меняла и сразу перенесла отчет в программу оператора электронной отчетности.
5 июня главбух отправила электронный СЗВ-М в ПФР. 6 июня выяснилось, что в отчет забыли включить сотрудницу в детском отпуске, Смирнову Елену Михайловну. Главбух включит ее в дополняющий СЗВ-М и до 15 июня отправит его в ПФР.
Код отчетного периода
Перед тем как сдавать майский СЗВ-М, проверьте, какой код отчетного периода в нем стоит. Правильный — 05.
Коллеги, которые сдают СЗВ-М после окончания отчетного месяца, иногда попадаются в ловушку. Вместо кода месяца, за который отчитываются, они по ошибке приводят месяц, в котором отправляют отчет в ПФР. Например, майский отчет нужно сдать до 15 июня включительно. В строке «Отчетный период» компания должна поставить код 05, а не 06 — то есть порядковый номер мая, а не июня.
В чем риск. ПФР не увидит отчет, который ждет в текущем месяце. Не успеете его вовремя сдать — будет штраф 500 руб. за каждого работника, по которому не отчитались.
Меры безопасности. Уже успели сдать СЗВ-М за май с кодом периода 06? Не страшно. До 15 июня у вас есть время сдать отчет еще раз, с правильным кодом 05. Штрафовать вас за это проверяющие не станут.
СЗВ-М за июнь, который уже есть в базе фонда, пусть там так и остается. Досрочный отчет — не ошибка (табл. 7, утв. постановлением Правления ПФР от 7 декабря 2016 г. № 1077п). Об этом не раз говорили проверяющие из ПФР. Но до 15 июля проверьте, нужно ли исправить уже сданный отчет за июнь. Возможно, в июне в компанию устроятся новые сотрудники. Тогда сдайте на них дополняющий СЗВ-М. А если кто-то в мае уволился из компании, заполните на этих людей отменяющий отчет. Ведь таких работников не должно быть в июньском отчете.